KONTO FIRMOWE

Konto firmowe przeznaczone jest dla osób prowadzących działalność gospodarczą oraz dla spółek prawa handlowego.

Oferta tego typu kont jest bardzo szeroka, a zarazem niezwykle zróżnicowana – można je założyć w niemal każdym banku, na zmiennych warunkach. Co warto wiedzieć o koncie firmowym przed podpisaniem umowy o jego prowadzenie?

Czy każdy przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe?

Założenie i prowadzenie konta firmowego jest obowiązkowe w przypadku, gdy działalność gospodarczą prowadzi się w formie spółki.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, teoretycznie nie są prawnie zobligowani do zakładania osobnego konta.

Niemniej jednak warto pamiętać, że konto osobiste (rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy przeznaczony dla osób fizycznych) nie służy do dokonywania rozliczeń firmowych.

Banki często umieszczają tego typu klauzulę w umowach zawieranych z klientami.

Z tego też powodu, choć obowiązek założenia i prowadzenia rachunku w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa, większość przedsiębiorców decyduje się na takie rozwiązanie.

Konto firmowe służy między innymi do dokonywania rozliczeń z:

• Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
• Urzędem Skarbowym,
• kontrahentami,
• pracownikami,
• innymi podmiotami bezpośrednio związanymi z przedsiębiorstwem.

Jednocześnie warto mieć na uwadze obowiązek rozliczania się za pomocą konta firmowego w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 tysięcy złotych.

Tego typu rachunek muszą posiadać czynni podatnicy VAT oraz osoby handlujące tak zwanymi towarami wrażliwymi, na przykład paliwem czy urządzeniami elektrycznymi. Posiadanie konta firmowego przynosi też wiele korzyści, w tym między innymi pozwala:

• oddzielić wydatki prywatne od firmowych,
• efektywniej zarządzać finansami przedsiębiorstwa,
• ujmować w kosztach prowadzenia działalności opłaty związane z obsługą rachunku.

Jak wybrać konto dopasowane do potrzeb firmy?

Oferta kont firmowych jest niezwykle zróżnicowana, a przy wyborze odpowiedniej należy wziąć pod uwagę szereg aspektów.

Bardzo istotne są koszty związane z prowadzeniem rachunku. Przedsiębiorcy najczęściej mają możliwość wykonania kilku darmowych przelewów w miesiącu, jednak za każdy kolejny należy uiścić stosowną płatność.

Dodatkowe koszty generuje również wypłata gotówki z bankomatu, zwłaszcza takiego, który nie należy do konkretnego banku.

Wybierając konto firmowe, warto przyjrzeć się funkcjom pomocniczym, takim jak:

• dostęp do aplikacji mobilnej,
• możliwość kontaktu z osobistym asystentem,
• dostęp do programu księgowego lub do fakturowania,
• dostęp do programów partnerskich, dzięki którym można dodatkowo oszczędzać,
• możliwość wykorzystania środków z linii kredytowej.

Rachunki firmowe bardzo często łączone są z innymi produktami bankowymi, na przykład ubezpieczeniami, kontami oszczędnościowymi czy lokatami. Warto sprawdzić ich ofertę, gdyż lokowanie środków pieniężnych w jednym banku znacząco ułatwia bieżące zarządzanie finansami.

Oprocentowanie rachunku firmowego

Rachunek firmowy w podstawowym ujęciu przeznaczony jest do dokonywania bieżących rozliczeń pomiędzy podmiotami gospodarczymi lub instytucjami publicznymi. Dlatego też tego rodzaju zazwyczaj nie jest wysoko oprocentowane – jego ideą nie jest bowiem generowanie zysków.

Najczęściej oscyluje w graniach 0,1%-1%, co w skali roku daje niewielkie zyski.

Niemniej jednak często im niższe oprocentowanie rachunku, tym niższe opłaty pobiera bank.

Chcąc ulokować oszczędności firmowe, warto skorzystać z oferty lokat bądź kont oszczędnościowych, natomiast rachunek bieżący wykorzystywać wyłącznie do prowadzenia rozliczeń.

Jakie dokumenty będą potrzebne do założenia konta firmowego?

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość założenia rachunku firmowego na kilka sposobów, na przykład poprzez osobistą wizytę w placówce bankowej, przez internet bądź za pośrednictwem poczty. Potrzebne będą następujące dokumenty:

• wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
• dowód osobisty,
• kopia zaświadczenia o nadaniu numeru REGON.

W przypadku zakładania konta przez internet procedura wygląda nieco inaczej. Jeśli przedsiębiorca jest już klientem detalicznym banku, może wygenerować wniosek o założenie rachunku za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

W pozostałych sytuacjach konieczne będzie złożenie wniosku przez stronę internetową wybranej instytucji bankowej, a następnie podpisanie umowy, którą dostarczy kurier.

Umowę można również podpisać w oddziale banku, w zależności od preferencji. Cała procedura nie jest więc skomplikowana, nie zajmuje też wiele czasu.

Co powinna zawierać umowa konta firmowego?

Dokumentem potwierdzającym fakt założenia rachunku firmowego jest umowa zawarta pomiędzy bankiem a przedsiębiorcą.

Każda instytucja posługuje się własnymi szablonami umów, jednak pewne elementy muszą zostać w nich zawarte.

Przed podpisaniem należy więc sprawdzić, czy umowa zawiera:

• wyszczególnienie stron,
• oznaczenie waluty, w jakiej prowadzony będzie rachunek,
• czas, na jaki rachunek został otwarty,
• wysokość oprocentowania,
• terminy kapitalizacji odsetek,
• terminy realizacji poszczególnych zleceń płatniczych,
• tryb i warunki, na jakich dokonywane są zmiany w umowie,
• sposób i okres wypowiedzenia umowy,
• zasady, na jakich umowa może być rozwiązana.

Przedsiębiorca powinien również zapoznać się z załącznikami do umowy, na przykład tabelą opłat. Bank ma obowiązek przedstawić je wraz z całą dokumentacją do wglądu.

Karta debetowa i kredytowa a konto firmowe

Karta debetowa to środek płatniczy, za pomocą którego można dokonywać transakcji gotówkowych oraz bezgotówkowych.

Nie ma obowiązku wydawania jej do konta firmowego, zatem jeśli przedsiębiorca chciałby dysponować takową kartą, warto dopytać o możliwość jej otrzymania jeszcze przed podpisaniem umowy o prowadzenie rachunku.

Karta debetowa okazuje się bardzo przydatna, zwłaszcza w kontekście:

• dokonywania rozliczeń w podróżach służbowych,
• korzystania z programów lojalnościowych i partnerskich,
• wypłacania gotówki z bankomatu,
• szybkiego dokonywania płatności za zakupy.

Jednocześnie warto pamiętać, że bank może pobierać dodatkowe opłaty nie tylko za wydanie karty, lecz również jej prowadzenie.

Innym rodzajem karty, za pomocą której można dokonywać rozliczeń, jest karta kredytowa.

Umożliwia ona korzystanie z limitu kredytowego, którego wysokość ustalana jest indywidualnie.

Limit kredytowy to bardzo pomocne narzędzie, po które najchętniej sięgają przedsiębiorcy borykający się z przejściowymi problemami z płynnością finansową. Niemniej jednak karta kredytowa wydawana jest na odrębnych zasadach, nie stanowiąc jednocześnie elementu rachunku bieżącego.

Rozwiązaniem, które proponują niektóre banki, jest karta debetowo-kredytowa.

Jest to swoista hybryda, dzięki której można dokonywać płatności zarówno w ramach posiadanych na koncie środków pieniężnych, jak i przyznanego kredytu w rachunku bieżącym.

Należy jednak podkreślić, że sam fakt udzielenie „debetu” jest warunkowany przez banki, nie znajdując się w standardowych ofertach kont firmowych.

Split Payment i konto firmowe

Split Payment, czyli płatność podzielona, zakłada regulowanie zobowiązań przy pomocy dwóch odrębnych rachunków – bieżącego oraz VAT.

Z rachunku bieżącego przedsiębiorcy przekazywana jest kwota netto, natomiast z rachunku VAT wartość podatku od towarów i usług.

Obecnie coraz więcej firm zobligowanych jest do dokonywania płatności podzielonej, wobec czego nakłada się na nie obowiązek posiadania dwóch odrębnych rachunków.

Niemniej jednak konta VAT przypisane jest bezpośrednio do konta firmowego, dlatego przedsiębiorca nie musi podejmować osobnych kroków, tak je założyć. Dotyczy to nawet tych firm, które nie są czynnymi podatnikami VAT.

Warto mieć świadomość, że środki znajdujące się na rachunku VAT mogą być wykorzystane wyłącznie do:

• realizowania przelewów w ramach Split Payment,
• realizowania przelewów do Urzędu Skarbowych z tytułu płatności VAT,
• zwrotu błędnie zaksięgowanych środków,
• przeksięgowywania środków w obrębie rachunków VAT założonych przez jeden bank.

Nie jest więc możliwe swobodne dysponowanie środkami pieniężnymi, jakie znajdują się na rachunku VAT. Wykonanie przelewu pomiędzy tym kontem a rachunkiem bieżącym wymaga uzyskania zgody Urzędu Skarbowego.

Biała Lista podatników VAT – co warto o niej wiedzieć?

Z mechanizmem podzielonej płatności związana jest kwestia utworzenia Białej Listy podatników VAT.

Dotyczy ona przedsiębiorców, którzy zarejestrowali się jako czynni podatnicy VAT. Rachunek firmowy nie jest umieszczany na niej automatycznie – należy złożyć następujące dokumenty, aby mógł się tam znaleźć:

• w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – aktualizacja CEiDG,
• w przypadku spółki cywilnej – NIP-2,
• w przypadku spółek wpisanych do KRS – NIP-8.

Status firmy można sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów. Zaniechanie obowiązku wpisania na Białą Listę niweluje możliwość ubiegania się o zwrot należności z tytułu dostaw towarów i usług wymienionych w załączniku 15 do ustawy o VAT, których wartość przekracza 15 000 zł.

O czym należy pamiętać, zakładając konto firmowe?

Chcąc założyć konto firmowe, w pierwszej kolejności należy wybrać odpowiednią ofertę.

Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na koszty oraz korzyści, jakie można otrzymać (na przykład w kontekście dodatkowych promocji czy udziału w programach lojalnościowych), jednak trzeba również wziąć pod uwagę bieżące potrzeby firmy.

Przykładowo, jeśli każdego dnia realizowana jest duża ilość przelewów, warto rozważyć założenie rachunku w banku, oferującego darmowe przeprowadzanie transakcji bezgotówkowych.

Jak zamknąć konto firmowe?

Warunki zamknięcia konta firmowego powinny być wyszczególnione w umowie. Znaleźć tam można między innymi informacje dotyczące okresu wypowiedzenia czy sposobu, w jaki należy złożyć konkretne dokumenty.

Najczęściej klient może to zrobić osobiście bądź za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

Wcześniej jednak musi spłacić wszelkie zobowiązania, jakie posiada wobec banku, na przykład w postaci linii kredytowej. O likwidacji konta należy poinformować kontrahentów, a także zaktualizować dane dostępne w CEiDG.