Ochrona sygnalistów coraz bliżej – firmy i instytucje przygotowują się do wdrożenia nowych przepisów

Średnie i duże przedsiębiorstwa oraz jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do wprowadzenia procedur ochrony sygnalistów – osób, które zgłaszają nieprawidłowości w miejscu pracy. Z jednej strony mają one zagwarantować anonimowość i ochronę przed działaniami odwetowymi, z drugiej – ustawa przewiduje sankcje za fałszywe doniesienia oraz brak odpowiednich procedur po stronie pracodawcy.

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów, podpisana w czerwcu 2024 roku, wejdzie w życie 25 września tego samego roku. Jej celem jest wdrożenie bezpiecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa w miejscu pracy oraz implementacja unijnej dyrektywy 2019/1937.

Kogo obejmą nowe obowiązki?

Regulacje będą dotyczyć podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób – nie tylko pracowników etatowych, ale również osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. Przepisy obejmą także wszystkie jednostki sektora publicznego, z wyjątkiem gmin i powiatów liczących mniej niż 10 tys. mieszkańców. Mniejsze jednostki oraz firmy mogą wdrożyć procedury dobrowolnie.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która w kontekście zawodowym uzyskała informacje o naruszeniu prawa – niezależnie od formy zatrudnienia. Mogą to być m.in. pracownicy, współpracownicy, członkowie zarządów, stażyści czy praktykanci. Zgłaszane nieprawidłowości mogą dotyczyć takich obszarów jak:

• zamówienia publiczne,

• korupcja,

• pranie pieniędzy,

• ochrona środowiska,

• prawa konsumenta,

• ochrona danych osobowych,

• naruszenie praw i wolności obywatelskich.

Pracodawcy mają możliwość rozszerzenia zakresu zgłaszanych naruszeń o dodatkowe wewnętrzne regulacje i polityki.

Nowe obowiązki pracodawców

Każdy podmiot objęty ustawą będzie zobowiązany do:

• stworzenia bezpiecznego i poufnego kanału przyjmowania zgłoszeń,

• opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń,

• ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi (zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, utrudnianie awansu, mobbing),

• prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz podejmowania odpowiednich działań następczych,

• informowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia (do 7 dni) oraz o wynikach postępowania,

• przeszkolenia pracowników w zakresie stosowania nowych przepisów.

Część regulacji dotyczących tzw. zgłoszeń zewnętrznych (np. do Rzecznika Praw Obywatelskich) zacznie obowiązywać z końcem 2024 roku.

Ryzyko sankcji

Nieprzestrzeganie nowych przepisów może skutkować odpowiedzialnością karną. Za niewdrożenie procedury lub jej błędne wdrożenie grozi grzywna. Przeszkadzanie w dokonaniu zgłoszenia może skutkować karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.

Podobne sankcje – do dwóch lat pozbawienia wolności – grożą również w przypadku działań odwetowych wobec sygnalistów. Co istotne, jeżeli sygnalista celowo zgłosi nieprawdziwe informacje, również może ponieść odpowiedzialność karną.

Czas na przygotowania

Choć ustawa wejdzie w życie we wrześniu, przygotowania należy rozpocząć już teraz. Pracodawcy muszą zadbać nie tylko o opracowanie dokumentów, ale także o ich realne wdrożenie. Obejmuje to m.in.:

• dostosowanie systemów informatycznych,

• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za odbiór zgłoszeń,

• konsultacje z działami prawnymi, IT, bezpieczeństwa informacji,

• współpracę z organizacjami związkowymi.

Dobre przygotowanie pozwoli ograniczyć ryzyko błędów, kosztów oraz odpowiedzialności karnej. Wdrażając przejrzyste procedury i budując zaufanie w organizacji, firmy i instytucje mogą również poprawić swoją kulturę organizacyjną i bezpieczeństwo prawne.