Jakie należności firma powinna skierować do windykacji w pierwszej kolejności?

Opóźnienia w płatnościach mogą szybko zachwiać płynnością finansową przedsiębiorstwa. Szczególnie dotkliwe są dla mikro-, małych i średnich firm, które często nie dysponują dużymi rezerwami gotówkowymi. Brak zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar utrudnia regulowanie podatków, wynagrodzeń i zobowiązań wobec własnych dostawców.

Dlatego przedsiębiorcy nie powinni czekać, aż zaległości osiągną poziom zagrażający działalności firmy. Kluczowe znaczenie ma szybka reakcja, właściwa dokumentacja oraz ustalenie kolejności dochodzenia należności.

Najpierw należności zagrożone przedawnieniem

W pierwszej kolejności należy przeanalizować wierzytelności, dla których zbliża się termin przedawnienia. Co do zasady roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, jednak dla niektórych umów przepisy przewidują krótsze terminy.

Nie należy więc zakładać, że każdą niezapłaconą fakturę można bezpiecznie dochodzić przez trzy lata. Termin zależy między innymi od rodzaju umowy, daty wymagalności oraz działań podejmowanych wcześniej przez wierzyciela. W przypadku starszych należności wskazana jest indywidualna analiza prawna.

Świeże należności dają większe szanse na odzyskanie pieniędzy

Drugą grupą wymagającą szybkiej reakcji są faktury, których termin płatności upłynął stosunkowo niedawno. Im wcześniej wierzyciel rozpocznie kontakt z kontrahentem, tym większa jest szansa na wyjaśnienie sytuacji i dobrowolne uregulowanie należności.

Początkowo warto ustalić, czy opóźnienie wynika z problemu technicznego, braku dokumentów, sporu dotyczącego wykonania umowy czy rzeczywistych trudności finansowych dłużnika. Brak odpowiedzi, kolejne niespełnione deklaracje albo unikanie kontaktu powinny prowadzić do szybkiego przejścia od przypomnienia do formalnego wezwania do zapłaty.

Duże należności zagrażające płynności finansowej

Priorytet powinny otrzymać również wierzytelności, których brak może utrudnić bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie zawsze będą to najstarsze faktury. Czasami jedna duża, niedawno przeterminowana należność stanowi większe zagrożenie niż kilka starszych zobowiązań o niewielkiej wartości.

Przy ustalaniu kolejności działań warto uwzględnić:

• wartość należności,

• wpływ braku zapłaty na płynność firmy,

• długość opóźnienia,

• sytuację majątkową kontrahenta,

• kompletność dokumentacji,

• możliwość zabezpieczenia lub skutecznej egzekucji.

Należności od kontrahentów wykazujących oznaki problemów

Szczególnej uwagi wymagają dłużnicy, których sytuacja zaczyna się pogarszać. Niepokojącymi sygnałami mogą być powtarzające się opóźnienia, prośby o kolejne przesunięcia terminu, zerwanie kontaktu, zamknięcie placówek, zmiany w sposobie prowadzenia działalności albo informacje o postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym.

Informacje o takich postępowaniach można sprawdzać między innymi w publicznym Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Jeżeli wobec kontrahenta otwarto restrukturyzację lub ogłoszono upadłość, dochodzenie należności może wymagać zgłoszenia wierzytelności w odpowiednim trybie i terminie.

Sama zmiana zarządu spółki nie powoduje natomiast wygaśnięcia jej zobowiązań. Może jednak stanowić sygnał, że warto ponownie zweryfikować sytuację kontrahenta i zabezpieczyć dokumentację dotyczącą współpracy.

Dobrze udokumentowane i bezsporne wierzytelności

Do windykacji warto szybko przekazywać sprawy, w których przedsiębiorca posiada kompletny zestaw dokumentów, a dłużnik nie zgłasza uzasadnionych zastrzeżeń. Mogą to być między innymi:

• podpisana umowa lub zaakceptowane zamówienie,

• faktura i potwierdzenie jej doręczenia,

• protokół odbioru,

• dokument wydania lub dostawy towaru,

• korespondencja potwierdzająca wykonanie usługi,

• uznanie długu albo deklaracja zapłaty.

Sama faktura nie zawsze wystarczy do wykazania zasadności roszczenia. Im pełniejsza dokumentacja, tym sprawniej można przeprowadzić negocjacje, postępowanie sądowe oraz ewentualną egzekucję.

Co ze starymi długami i bezskuteczną egzekucją?

Wierzytelności, których wcześniej nie udało się odzyskać, nie zawsze są definitywnie stracone. Ponowna analiza może być uzasadniona, jeśli sytuacja majątkowa dłużnika się poprawiła, pojawiły się nowe składniki majątku albo wierzyciel dysponuje nadal skutecznym tytułem wykonawczym.

Takie sprawy wymagają jednak oceny kosztów, aktualnego stanu prawnego i realnych możliwości egzekucji. Nie powinny automatycznie otrzymywać pierwszeństwa przed świeżymi należnościami, których odzyskanie może być znacznie prostsze.

Odsetki i rekompensata za koszty odzyskiwania należności

W transakcjach handlowych wierzyciel może, po spełnieniu ustawowych warunków, dochodzić odsetek za opóźnienie. Może mu również przysługiwać rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości 40, 70 albo 100 euro – zależnie od wartości świadczenia pieniężnego. Zasady te określa ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Uprawnienia te należy stosować odpowiednio do okoliczności konkretnej sprawy. Nie zastępują one właściwie prowadzonego monitoringu płatności ani oceny zasadności roszczenia.

Skuteczna windykacja zaczyna się przed terminem płatności

Najlepszym sposobem ograniczania strat jest konsekwentna polityka zarządzania należnościami. Powinna obejmować weryfikację nowych kontrahentów, ustalanie limitów kredytowych, potwierdzanie wykonania umowy, monitoring terminów oraz szybkie reagowanie na pierwsze opóźnienia.

Nie istnieje jeden termin, po którym każdą fakturę należy automatycznie przekazać do windykacji. Najlepsze rezultaty daje podejście oparte na ryzyku: w pierwszej kolejności należy zająć się należnościami zagrożonymi przedawnieniem, istotnymi dla płynności firmy oraz tymi, w przypadku których sytuacja dłużnika szybko się pogarsza. W praktyce najdroższa bywa nie sama windykacja, lecz zbyt długie odkładanie decyzji o jej rozpoczęciu.